En este caso no sirve aplicar aquello de ‘en casa del herrero cuchillo de palo’. Cualquier tipo de empresa busca simplificar las cosas, y especialmente en una agencia de marketing hay que dar muestra de que la tecnología funciona y ayuda, ya que eso es lo que se vende a sus clientes. ¿Cuáles son los beneficios de automatizar procesos en tu agencia de marketing?
Mayor productividad
No hay duda de que las máquinas hacen todo más sencillo. De ahí que el hombre y las máquinas trabajen en conjunto permite que las labores se hagan más rápidamente y con menos errores. También se elimina el sobrecoste de mano de obra y se le saca el máximo partido a la tecnología para optimizar los servicios y costes de organización.
Por todo ello, la productividad de la empresa aumenta y todas las funciones se llevan a cabo más rápidamente. ¡Un sueño hecho realidad!
Menos errores
Es cierto que las máquinas también se equivocan, pero muchísimo menos que los humanos. Es por ello que la automatización permite realizar el trabajo sin fallos y con los mejores resultados.
Reducción del tiempo
En un negocio el tiempo es dinero. Esto es algo que sabe cualquier empresario, por lo que reducir tiempo en el trabajo significa ahorrar dinero. Gracias a la automatización esto se consigue. Además, se pueden programar las tareas, lo cual evita estar pendiente de que llegue el momento para realizarla y que haya olvidos o errores.
Una mejor comunicación
Manteniendo un flujo de trabajo automatizado, la comunicación de la empresa es más fluida y se vuelve más sencilla. Todos los empleados tendrán acceso a una misma herramienta y se comunicarán a través de ella. Así, todos los departamentos trabajan al unísono.
Sistemas integrados
Cuando se integran sistemas y programas en la automatización, se hacen más eficaces. Es decir, cada uno de los programas que necesitemos para la gestión de nuestra empresa se puede integrar con otro para que vayan a la par y se vuelvan más efectivos.
Reducción de costes
Piensa en todas las ventajas que te hemos mencionado, ¿cuánto dinero te ahorrarías automatizando los procesos de tu agencia? La automatización permite identificar los puntos débiles y hacer los cambios que se necesiten.
Los procesos que debes automatizar en tu agencia
Una agencia de marketing debe dar ejemplo en lo que a automatización se refiere. Es por ello que queremos hablarte de varios procesos y herramientas para la automatización.
Tecnología OCR
La tecnología OCR o reconocimiento de caracteres es un software que transforma el texto escrito en formato digital. No hay duda de que tener todos los datos de una empresa en este formato es esencial para el buen funcionamiento de una empresa y, como dijimos, para ahorrar tiempo y dinero.
Aunque lo normal es que una agencia de marketing tenga todo automatizado, si esta lleva muchos años funcionando, es probable que aún guarde documentos que no están en digital por falta de tiempo o de personal. Gracias a un software OCR esto ya no será un problema.
Gracias a esta tecnología, se escanean los textos y se convierten en contenido digital para almacenarlo y editarlo desde el ordenador o cualquier otro dispositivo electrónico. No se trata solo de documentos de la agencia, sino de documentos personales que necesites tener en formato digital, ya sean tuyos o de los trabajadores, como por ejemplo, pasaportes, DNI o contratos de trabajo.
Lo mejor de todo es que este proceso solo lleva unos segundos, y permite enviar estos archivos por diferentes canales desde la misma aplicación del software. Atrás quedó el obsoleto trabajo de la entrada de datos. ¿Te imaginas lo sencillo que será todo con una herramienta así?
Diseño
Dicen que una imagen vale más que mil palabras, aunque en las agencias de marketing creen que a las imágenes las deben acompañar ciertas palabras para que sean más claramente entendibles. De esta idea nacieron las infografías.
Una infografía es una combinación de imágenes y texto que se unen para comunicar una idea, un punto de vista o dar información sobre algo. Este es un método ideal para hacer recordar a los clientes y empleados ciertos puntos y aportar valor a tu empresa, pues un negocio innovador y que cuida los detalles siempre es mucho más atractivo para los usuarios.
Hay muchos tipos de infografías, desde las simples que marcan una idea concreta a las más complicadas que quieren explicar un concepto más complejo. Muestra de ello son las señales de tráfico, por ejemplo, que nos pueden advertir con una figura sencilla y colores específicos de una construcción.
En la red puedes encontrar muchos consejos para crear infografías, así como plataformas y herramientas para hacerlas más fácilmente. Cuando estas llegaron al mercado se volvieron una tarea tediosa en la que encontrar imágenes o figuras adecuadas y algún software que permitiera insertar el texto sin eliminar lo importante de las imágenes.
Si bien es cierto que estas llegaron a la vez que el internet, no ha sido sino en los últimos años cuando han cobrado más importancia. Aunque hay quienes aseguran que los primitivos ya hicieron sus pinitos con pinturas rupestres en cuevas. Digamos que nosotros no entraremos en eso.
Uno de los sectores en los que sí se han visto muy a menudo es el de la salud. Seguro que recuerdas haber visto siempre algunos modelos en tu centro más cercano.
Las agencias de marketing saben la importancia que esta herramienta tiene para comunicar algo, ya sea para usarlas con sus clientes o para ellas mismas. Por eso, creemos que hablar de la automatización del diseño es un punto esencial para este tipo de empresas. Gracias a las herramientas que hay en la web se facilita este trabajo, pues muchas de ellas ofrecen plantillas e ideas que son muy útiles.
Gestión
Gestionar una empresa no es sencillo. Hay mucho que tener en cuenta: empleados, facturas, proveedores, contabilidad, procesos de venta abiertos, etc. Tener una persona dedicada a cada uno de estos aspectos encarece los costes y complica mucho las cosas. ¿Qué te parecería contar con un software de gestión empresarial donde tener todo unido y controlado? En el mercado hay muchas ofertas de estos, aunque uno de los más completos es Holded, un potente CRM y ERP que es capaz de gestionar todos los procesos que necesites.
Más de 80 000 empresas confían en esta herramienta, porque ha demostrado ser una excelente solución en la nube que tiene todo lo que necesitas para administrar tu negocio desde cualquier lugar. Si bien es cierto que muchas de estas lo valoran por sus prestaciones relacionadas con la contabilidad, este software es mucho más.
- Facturación. Ofrece plantillas profesionales, crea documentos rápido, almacena y gestiona las facturas de clientes y proveedores.
- Contabilidad. Realiza los asientos de forma automática para facilitar la tarea de presentar impuestos.
- Buena comunicación entre todos los departamentos.
- Gestión de proyectos para mantener todos y cada uno de ellos bajo control.
- Realiza inventarios y controla el stock.
- CRM. Ayuda inestimable para el cierre de las ventas.
Estas son solo algunas de las propiedades y funcionalidades de Holded, pero hay mucho más que puede hacer por ti.
Seguimiento de clientes
Uno de los procesos más importantes que una agencia de marketing debe automatizar es el seguimiento de los clientes y la conversión de estos en leads. De nada sirve atraer usuarios a nuestra web si no somos capaces de mantenerlos. Automatizar este proceso permite saber en qué punto está cada uno de ellos y nos ayuda a atraerlos.
Para ello se necesita:
- Monitorizar las opiniones de los clientes.
- Usar métodos de gestión de relaciones con los clientes como un CRM, del que ya te hemos hablado.
- Usar estrategias de marketing bien pensadas, aunque de eso, tu agencia sabe mucho.
- Compartir consejos y estrategias con los clientes a través de canales automatizados.
Conclusión
Si la automatización de procesos es importantísima en cualquier empresa o negocio, mucho más lo será para una agencia de marketing. Ya has visto todas las ventajas que esta reporta, así como consejos y herramientas que te ayudan a conseguirlo. Ponte manos a la obra y no dejes que nada se te escape.
