Particularmente, Reparto mi día entre asesorías, clases y orientaciones laborales, o en otras tareas diversas, como la investigación de los cambios de Facebook o revisando el algoritmo de Google o como la supervisión de las cuentas de clientes que llevamos desde The Plan Company. También dedico tiempo a mi familia y a mis mejores amigos ¡Y no! No estoy todo el día en Redes Sociales.
No obstante, lo reconozco ¡Es fácil perderse en el laberinto de la Red!
Hace unos años, cuando empecé a trabajar en serio en gestión profesional 2.0, perdía un montón de horas en Internet, la mayoría de ellas improductivas.
Empezaba trabajando en algo, y al siguiente minuto, ya estaba en otra pestaña que me llevaba a otra y a otra, cuando me daba cuenta, había estado horas en la Red sin haber terminado lo que había empezado. Al final, no podía concentrarme en casi nada y todo se iba atrasando.
Poco a poco me fui dando cuenta de que debía cambiar mi dinámica de trabajo y lo conseguí. Ahora comparto contigo algunos de mis aciertos:
5 consejos reales para ser más productivo trabajando en Social Media y Marketing Digital:
1. Haz que tu agenda empiece desde el final, no desde el principio:
Me explico… Comienza escribiendo en tu agenda diaria la hora en la que quieres dejar de trabajar, por ejemplo, a las 18:30 hrs. Y empieza haciendo que todas las actividades prioritarias del día encajen “hacia atrás” en el tiempo. De esa forma determinarás la hora en la que debes iniciar tus actividades y podrás “exterminar” todo lo que no es importante para ese día.
En mi experiencia, hacer la agenda desde el final, te obliga a tomar decisiones muy inteligentes en productividad.
Se trata de no dejar tu agenda abierta, sino que de una vez coloques en cada fecha una hora y acción concreta, algo como: "finaliza el día, me voy a casa" a las 4:00 pm y no coloques nada más luego de esa hora. De manera que todo lo que tengas que hacer ese día sea antes de esa hora y hasta esa hora.
Funciona porque te obliga a enfrentar la realidad del tiempo que verdaderamente tienes y te ayuda a asignar prioridades dentro ese tiempo, a la vez, evita procrastinar o posponer lo que más importa para tu negocio.
De esta forma, no hay necesidad de pensar o decidir qué más hacer, pues prácticamente ya lo has decidido. ¡Lo mejor! Estarás libre para hacer lo que quieras a la hora que querías.
2. Divide las jornadas de trabajo y las semanas en bloques, no en horas.
La forma en la que está dividido el tiempo en las agendas tradicionales es mortal para los que trabajamos en 2.0. La razón es sencilla, cada tarea y cada actividad toman un tiempo distinto cada día y estas actividades ya no casan con el horario típico heredado de la era post-industrial.
Por otro lado, el 2.0 no tiene un horario continuo. Puedo empezar a supervisar una cuenta a las 6:30 hrs, realizar otras tareas, comer, hacer una siesta de dos horas, luego despertar y redactar un protocolo de crisis para terminar revisando los comentarios de otra cuenta a las 23:45 hrs.
Con tantas actividades dispares y no continuas, es muy fácil distraerse y perder la concentración. He descubierto que trabajar en bloques de tiempo (no horas) en las que me centro en una sola cosa, aumenta significativamente mi productividad y por lo general, suelo acabar cada tarea sin perder tiempo.
Trabajar con alguien que te distrae, es como trabajar sin haber dormido bien la noche anterior.
Para conseguirlo, utilizo una tabla de Gantt en lugar de una agenda, y empiezo mi semana con la planificación en bloques de todo lo que me gustaría conseguir identificando cada tarea y asignándole un tiempo determinado en la jornada. Esto me permite establecer plazos realistas y no perder el tiempo.
3. Empieza con lo que menos te gusta hacer o con lo que no te deja dormir.
Imagina que cada día empiezas haciendo lo que menos te gusta hacer y que lo terminas en un par de horas ¡Es genial! Porque el resto del día será como Disneylandia.
Si hay algo que no te gusta hacer, debes hacerlo ya. Verás que te moverás más rápido durante el resto de la jornada. Si lo haces de esta forma, dejarás de pensar en ello y te será mucho más fácil completar el resto de tareas evitando la procrastinación.
Por lo general comienzo el día con lo que considero más importante y más engorroso a la vez y luego sigo con el resto de mi tabla de Gantt. Mi prioridad cada día son las tareas que menos quiero hacer, porque sé que si las elimino temprano, pudo pensar con mayor claridad y ser más creativo.
4. Céntrate en lo que te da dinero, luego en el resto.
Cada mañana escribo a mano (Sí, también es una leyenda urbana que sólo escribimos en un iPad):
- Las tareas que producirán más dinero (Propuestas, reportes, facturas, cobros, planes y así sucesivamente).
- Las prioritarias (Revisión de cuentas de clientes, preparar las clases, actualizarme en nuevas tendencias y herramientas)
Y luego las realizo en ese mismo orden. Luego, usando lo explicado en los puntos 1 y 2 puedo también determinar lo que puedo dejar para mañana.
Es decir, no me dejo guiar por lo urgente, sino por lo importante. Si consigues hacerlas todas en la mañana (las horas más productivas) te rendirá mucho más el tiempo.
Para organizarte mejor, te recomiendo usar un sencillo sistema de código de colores para tu tabla de Gantt. Yo coloco en verde las que tienen que ver con la empresa (gestión de las operaciones del día a día ) y en naranja destaco las tareas son se relacionan con el negocio (estrategias de crecimiento, mejora de resultados, etc.). Mi meta cada semana es ver más naranja que verde en mi hoja. Mi objetivo es siempre pasar más del 50% de la jornada en temas que generan negocio.
Te recomiendo comprar una pizarra y muchos “Post-it”, siempre ayudan a centrarte cada vez que levantas la vista de la pantalla y cada vez que vuelves de hacer otras cosas. He comprobado que las notas adhesivas generan un “algo” que me ayuda a mantener la concentración .
5. No estés todo el día respondiendo correos, establece tiempos durante la jornada para hacerlo.
Todos tenemos cientos de correos por responder cada día y muchas docenas de “Spam” que eliminar, pero no hay nada más perjudicial que pasar cada hora viendo el correo electrónico.
En lugar de revisar mi correo electrónico cuarenta veces al día, lo hago sólo dos veces cada día, a media mañana y en la noche, e intento dedicar entre media hora y una hora cada vez, pero no más, pues podría pasarme la vida entera respondiendo emails.
Truco: en las horas en las que no puedo hacer nada más, por ejemplo, cuando voy en el metro o caminando en la calle de un lugar a otro, incluso cuando voy conduciendo y me detiene un semáforo. Elimino el “spam” desde mi Smartphone, de esa forma ya no lo veré cuando abra mi portátil más tarde.
La clave para no pasar todo el día respondiendo correos, es saber que el mundo no se caerá por no responderlos, y si tienes a alguien en tu equipo que pueda echarte una mano, pues mejor.
Con este sistema, soy capaz de concentrarme en el negocio, es decir, en lo que importa.
¡Consejo extra! Sólo para los casos más difíciles o extremos:
Configura tu smartphone y/o tablet de forma que no recibas notificaciones desde tus redes sociales, estas notificaciones son una tentación muy grande y te harán perder el tiempo mirarlas cada vez que aparecen. ¡Funciona!
Nota: Si quieres más consejos y asesoría sobre productividad en Social Media Marketing, no dudes en contactarnos en The Plan Company: info@theplancompany.com
