Si trabajas en una Multinacional contesta mentalmente las siguientes preguntas: ¿Recuerdas alguna reunión que haya sido realmente fructífera? ¿Alguna en la que no te hayas aburrido? ¿Alguna en la que no hayas escuchado lo que ya sabías?…Y la última reunión…¿La recuerdas?…¿Sientes que perdiste el tiempo o fue verdaderamente productiva?Aún recuerdo las absurdas reuniones de comité en uno de mis primeros empleos en una “gran” corporación multinacional. Para darles una idea, imaginen un lunes por la mañana reunido con el comité que dirige la empresa. Todos tratando de centrarnos pero aún distraídos recordando el fin de semana. Algunos con dos cafés en el estómago pero aún con sueño. La mayoría escuchando datos y números que ya sabíamos de antemano. Mucha información en el aire que podríamos haber leído en un simple e-mail. Resultado: tiempo perdido y nada más. De las dos horas y media invertidas en reunirnos, sólo fueron útiles y productivos 15 minutos en total. Lo más preocupante, es que aún sabiendo este hecho, siguen reuniéndose todos los lunes para perpetuar la aburrida rutina corporativa.
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¿Por qué seguimos organizando y asistiendo a reuniones estériles en lugar de aprovechar mejor nuestro valioso tiempo?...¿Es posible discutir los temas importantes en mini reuniones o juntas-express, que sólo involucren a los interesados y que no duren más de 15 minutos?...Afortunadamente la respuesta es SI.
Cómo organizar una reunión corta pero productiva en una multinacional.
1.- Convoca sólo a los involucrados con el tema y trata de no decir la palabra “reunión”, pues ya es sinónimo de formalidades y de mucho tiempo invertido. Utiliza más bien frases como: “tengo una propuesta” o “revisemos tal cosa”.
2.- Prepara la reunión en base a un tema y no en base a una persona, Envía a todos el material escrito relacionado al tema a tratar y familiarízate con él mismo unos minutos antes.
3.- Establece el/los objetivo(s) de la reunión y un espacio de tiempo no mayor a 15 minutos para cubrirlos, si crees que sobrepasará ese plazo, entonces hay demasiados temas que cubrir por lo que deberás segregarlos y aplazarlos en orden de importancia.
4.- Establece las reglas, pero dando cierto toque informal, ya que las reuniones de siempre son ya una formalidad y por lo tanto aburridas. Haz que tomen en serio la mini-junta-express, pero por el resultado y no por la reunión en si misma.
5.- No permitas interrupciones de terceros ni provenientes de aparatos como: celulares, palm ó computadoras. Promueve la participación de los involucrados moderando los temas, para que no deriven en otros asuntos no relacionados al tema central.
6.- Toma nota para más tarde poder sacar conclusiones y hacer seguimiento al tema. Si es pertinente elabora un memo y envíelo por e-mail a los participantes.
Lo anterior no contempla ni aplica para las presentaciones periódicas (de ventas o resultados) ni para las reuniones relacionadas a conflictos entre empleados, ya que por su misma naturaleza implican otras variables.
