Prohibido completamente el uso de dispositivos con acceso a Internet durante las reuniones de empresa

(09:22 am) Café en mano...  entra finalmente en la espaciosa sala de juntas de la empresa para atender una de tantas reuniones corporativas.

Le gusta llegar con tiempo para escoger su sitio favorito y también para poder charlar con los que van llegando.

Esta vez, ya hay dos colegas dentro... y puede escucharles hablando en voz baja mientras permanecen mirando atentamente a un cartel colgado en el tablón interno de la sala.
Prohibido completamente el uso de dispositivos con acceso a Internet durante las reuniones. Asimismo, los móviles han de colocarse en modo “silencio”.



La proliferación de iPhones y Blackberrys y su fácil acceso a Internet están afectando la atención de los asistentes a las reuniones de empresa, lo que ha motivado medidas como la señalada arriba en algunas multinacionales, hecho que he constatado con otros colegas mientras escribía estas líneas, tanto en España como en EEUU.

Por su puesto que "el cartel" (y su contenido), generó un pequeño (pero reflexivo) debate en la empresa sobre el uso de estos dispositivos en las reuniones, pues es evidente que es casi imposible prestar atención a lo que dice el interlocutor mientras se navega por Internet.
El caso más extremo (y originador de la prohibición), fue el hecho de descubrir a un asistente de una reunión previa, “presuntamente tuiteando” durante la misma, mientras se discutían aspectos confidenciales.

No sé si realmente estaba usando Twitter por asuntos personales o profesionales, pero es innegable que hay límites para la libertad de uso de estas herramientas en horas laborales. Independientemente de las libertades que conceda la empresa para su uso.

Opino que todo tiene un límite y que a veces el sentido común debería primar por sobre la democratización de la información ¿no?

El caso, es que he querido trasladar este debate aquí, debido a que he escuchado comentarios en defensa del uso de estos dispositivos en las reuniones de empresa “a toda costa”, y a favor de las ventajas que presentan... y sobre todo, porque su prohibición podría ser considerada como un retroceso; por lo que, en lugar del "cartel", yo hubiese optado (tal vez) por una solución alternativa.

Por mi parte, pienso que la palabra clave para poder tomar la decisión de prohibir es: “depende”, pues, aunque por un lado creo que Twitter, por ejemplo, me puede servir en una reunión para enviar un mensaje urgente a alguien que esté afuera, o para verificar si “ese” correo urgente que estaba esperando ya me llegó... Pero también opino que las reuniones con distracciones constantes no son productivas…

O tal vez, la mejor solución sea no hacer reuniones… y pasar directo a usar las herramientas 2.0 que puedan sustituirlas.

¿Qué opinas? ¿Permite tu empresa estos dispositivos?

Nota: Por razones obvias, no puedo desvelar la empresa en la que ocurrió esto, pero te lo puedo contar la próxima vez que nos veamos :-) ... aunque tal vez ya te lo imaginas.
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10 pensamientos sobre “Prohibido completamente el uso de dispositivos con acceso a Internet durante las reuniones de empresa

  1. Alberto Barbero

    Desde mi punto de vista, hay dos vías genéricas de actuación:

    1. Prevención de “reunionitis”: búsqueda de vías alternativas a las reuniones clásicas en las que se convoca a mucha gente por defecto y se tratan los temas sin preparación ni filtrado previo (según mi experiencia, un altísimo porcentaje). Suponen una pérdida de eficiencia y, consecuentemente, de dinero y de motivación. Las alternativas van desde la simple llamada de teléfono a personas concretas o la eliminación de reuniones poco productivas hasta un uso extenso de las tecnologías 2.0.

    2. Muy relacionada con la anterior, si las reuniones están bien planteadas, la presencialidad no solo debería ser física/ corpórea sino mental. Es muy difícil obtener un buen rendimiento de una reunión si las mentes de todos los participantes no están centradas en el mismo punto. En este sentido, la escucha y la concentración requieren de desconexión externa. Lo contrario, además de problemático de cara al rendimiento también lo es de cara al respeto mutuo.

    En resumen, creo que las tecnologías 2.0 son alternativas y complementarias, pero sincrónicamente incompatibles con las reuniones presenciales.

  2. Formacion y Talento

    Suscribo completamente todo lo que dice Alberto, pero yo voy un poco más allá: creo que simplemente es una cuestión de educación; el auge de los dispositivos móviles, las redes sociales, los blogs y microblogs están provocando que la gente que ya tenía poca educación la pierda del todo y no sea capaz de focalizar su atención en asuntos de relevancia como puede ser una reunión de empresa. Las herramientas de comunicación del siglo XXI son una maravilla, pero hagamos un uso racional de ellas. Si todos tuvieramos un poquito más de sentido común no haría falta poner carteles.

    Saludos, Oliver

  3. Pingback: Empleo en Twitter y otras redes sociales (1) | Ofertas Empleo .net

  4. Pingback: Tweets that mention Prohibido completamente el uso de dispositivos con acceso a Internet durante las reuniones de empresa - Senior Manager -- Topsy.com

  5. Gabriel Schwartz

    SM, creo que siempre habrá necesidad de establecer alguna pauta y , también, quien descubra una forma de trasgredirla. Por más que en un futuro, no muy lejano, las reuniones presenciales disminuirán también existiá quien no esté atento a lo que se habla por recibir un mensaje en su celular.

    Seguro que la reunión era muy aburrida !!!

  6. Ignacio Duelo

    Hola Senior. Coincido con Oliver, la educación es decisiva. A mí no se me ocurre ponerme a mandar un mensaje cuando me están hablando en una reunión, aunque sea grupal. Quien tenga que hablar algo urgente que salga de la sala y vuelva, pero si no es inoperante toda la reunión.

    La prohibición es algo drástica, pero estoy más cerca de ese espíritu que de la libertad total. Aunque cierto equilibrio vendría bien.

  7. Senior ManagerSenior Manager Autor del artículo

    Hola Alberto: coincido contigo… Hay que estar en mente y cuerpo, y el sólo el tiempo necesario, excederse es convertir la reunión en estéril… Yo apoyo más la prohibición, pues por experiencia he visto que las libertades en ese sentido son imposibles de aplicar con justicia.

    Hola Oliver: has dado en el clavo, pues me parece que todo el problema gira en la falta de sentido común, más allá de la educación, que es un hecho subjetivo.

    Hola Gabriel: Yo espero que las reuniones presenciales terminen desapareciendo pronto, pues son más pérdida de tiempo que otra cosa. Por otro lado es imposible poner puntos intermedios, pues la gente abusa.

    Hola Ignacio: Lo que pasa es que hay mucha gente por aquí no tiene el mismo concepto de educación que tenemos tú y yo… hay si te contara.
    Gracias por pasarte
    SM

  8. gestor de tareas

    Completamente deacuerdo en que hay que controlarse un poco. Si han llegado al punto de tener que poner un cartel con la prohibición, por algo será.
    Yo veo muy bien las tecnologías, la comunicación, etc….Pero como bien decís, hay que tener un poco de sentido común, además de respeto. Y hay mucha gente que no lo tiene.

    Mucha gente no se da cuenta de hasta que punto tanta tecnología, y tanto dispositivo, les está quitando parte de su libertad.

  9. Germán

    Hola, Senior:
    la verdad, yo creo que las reuniones presenciales son necesarias, aunque en su justa medida. El uso de dispositivos móviles debe tener su límite usando el sentido común. Por ejemplo, ¿alguien piensa que sería de recibo que una telefonista pasara indiscriminadamente todas las llamadas entrantes a la sala de reuniones, cuando solicitan a cualquiera de los asistentes? En vez de un “Lo siento, don Fulano está reunido”, imaginemos que la mujer opta por el “¡Hala, ancha es Castilla, sí hombre, claro que le paso y que le atiendan, no faltaba más, que si no, usted me lo dice, subo arriba y les armo la de San Quintín!” En cambio, parece como si los dispositivos móviles nos dieran licencia para cualquier interrupción. El mismo uso del teléfono fijo debe ser controlado: ¿por qué, cuando alguien ha esperado determinado tiempo para hablar con su interlocutor en el despacho, ha de soportar que “se le cuelen” vía telefónica? “Discúlpame un momento”, te dice tu interlocutor, y se pone a contestar la llamada. Dos, tres, cuatro minutos y aunque amablemente disculpas al hombre, ¿no comprende el usuario del despacho que incluso el que pretende “acortar” debe guardar su turno? Pues si a esos niveles llegamos, no es de extrañar el mal uso de los dispositivos móviles. Sí, cuestión de educación.
    Saludos, Senior.

  10. Senior Manager

    Hola gestor tareas: Si, es una combinación de respeto y de sentido común al usar las tecnologías y adaptarlas al ambiente empresarial… garcias por tu comment.

    Hola Germán: me gustó tu aproximación al tema en base a los turnos, pues es cierto… La gente le da prioridad al móvil, cuando lo justo sería que tuviese que esperar. Creo que pronto tendremos que regular este tipo de cosas, pues todo tiene un límite… Saludos
    SM